Bijna helft Nederlandse bedrijven wantrouwt werknemer met zakelijke betaalkaart

Bijna de helft van de Nederlandse bedrijven noemt een gebrek aan vertrouwen als reden om werknemers geen zakelijke betaalkaart te geven. Echter vindt 63 procent van de financieel medewerkers dat ze een betaalkaart moeten krijgen om te vermijden dat zij onkosten voor het bedrijf moeten voorschieten uit eigen zak. Dit blijkt uit recent onderzoek van Payhawk, dat is gepubliceerd in het eBook Uitdagingen van CFO’s: Automatisering als reactie op de uitdagingen van 2024.

Naast een gebrek aan vertrouwen is de noodzaak om meer middelen in te zetten een reden voor bedrijven om bepaalde werknemers geen zakelijke betaalkaart te geven (55%). Het zorgt ervoor dat veel werknemers geld moeten voorschieten bij het doen van zakelijke betalingen. Bij 65 procent van de gevraagde bedrijven is voorschieten de norm, in de rest van de gevallen is de betalingswijze verdeeld tussen budgettoewijzing en betaalkaarten. Het zijn enkele opvallende uitkomsten uit onderzoek van YouGov, in opdracht van het wereldwijde platform voor uitgavenbeheer Payhawk, uitgevoerd onder 251 Nederlanders die werkzaam zijn binnen een financiële afdeling en 507 Nederlanders die in overige afdelingen werkzaam zijn.

De wens van de werknemers staat hier echter lijnrecht tegenover. Tot 63 procent van de financiële werknemers vindt dat personeel een betaalkaart moet krijgen om verdere voorschotten te vermijden. Het is niet gek dat het merendeel van de werknemers wil dat hun werkgever ze tegemoetkomt met zakelijke betalingen. De belangrijkste redenen waarom terugbetalingen worden belemmerd zijn het niet kunnen voorleggen van alle vereiste documentatie en een gebrek aan nauwkeurigheid in de rapportage.

Een duidelijk nadeel van het voorschieten van betalingen is dat het de kans vergroot dat er fouten worden gemaakt bij het doorgeven van deze betalingen. Zo gelooft 81 procent van de financiële werknemers dat fouten gemaakt worden bij het rapporteren van uitgaven. Deze fouten ontstaan voornamelijk door een gebrek aan nauwkeurigheid bij het indienen van de uitgaven en gebrekkige kennis of training.

De werknemers die in het bezit zijn van een zakelijke betaalkaart beperken zich meestal tot het management en teamleiders. Het gemiddelde kaartbezit ligt op 34 procent. Bij degenen die kleine uitgaven door personeel toestaan, zijn deze uitgaven meestal beperkt tot €750. Het gemiddelde bedrag dat uitgegeven mag worden is €553. Voor driekwart van de financiële medewerkers geldt dat alle uitgaven moeten worden goedgekeurd, terwijl de rest aangeeft dat personeel zelf over kleine uitgaven mag beslissen.